Jaga Keamanan Barang, Simak Sop Untuk Pergudangan

Dalam sebuah perusahaan yang perlu menyimpan banyaknya barang, tentu memerlukan seorang kepala gudang. Sebagai kepala gudang, harus memiliki sistem manajemen yang baik. Hal ini karena seorang kepala gudang bertugas untuk mendata, mengamankan, serta mengetahui setiap barang yang masuk maupun keluar. Agar seluruh kegiatan ini berjalan dengan lebih mudah, kepala gudang perlu berpatokan pada SOP perusahaan untuk menentukan sistem kerja yang berdasarkan administrasi dan prosedural. Lantas apa itu SOP untuk pergudangan ?

Standard Operational Untuk Pergudangan

1. Menerima Barang

Kepala gudang akan melakukan pembukuan, atau pencatatan mengenai barang yang telah diterima. Barang yang diterima dari supplier, akan dicatat satu persatu untuk masuk dalam daftar pergudangan. Dengan adanya catatan ini kepala gudang dapat dengan mudah untuk mencari atau menemukan barang tertentu. 

Pembukuan ini pun dapat menjadi sebuah bukti, apabila seorang customer mencari barang yang dipesan. Kepala gudang wajib melakukan pedataan, sebelum barang memasuki gudang. Sehingga setiap barang yang tersimpan di dalam gudang telah tercatat, dan telah diketahui oleh kepala gudang. 

2. Penyimpanan Barang

Setelah barang telah diterima, lalu apa itu SOP untuk penyimpanan barang ? Peraturan penyimpanan barang berarti, pergudangan perlu menyediakan tempat penyimpanan yang memperhatikan sifat dari barang tersebut. Barang sebaiknya dikelompokkan sebagai barang yang mudah rusak, tahan lama, dan sebagainya. 

Kepala gudang pun perlu membagi kembali barang pada beberapa kategori, yaitu kategori barang slow moving atau fast moving. Barang yang cepat bergerak berarti, barang tersebut sangat mudah untuk diangkat, digerakkan, dan dipindah. Sedangkan pada slow moving berarti barang tersebut bersifat besar, berat, atau mudah rusak. Dengan mengetahui sifat dari barang barang tersebut, maka penataan dapat menjadi lebih terorganisir. 

3. Pengeluaran Barang

Kepala gudang atau supervisor gudang akan menerima sebuah surat jalan, yang menandakan bahwa barang tersebut akan dikirim menuju alamat tujuan. Setelah mendapat surat jalan tersebut, supervisor akan membuat rute pengiriman serta mendistribusikan surat jalan tersebut kepada bagian yang mengantarkan barang. 

Untuk mengeluarkan barang yang akan dikirim, maka perlu adanya surat pengeluaran atau permintaan barang. Dalam surat tersebut, diperlukan tanda tangan head of logistic atau supervisor gudang jika barang tersebut dikirim oleh seorang supir. Barang tidak akan keluar dari pergudangan, jika tidak ada surat permintaan tersebut. 

4. Pengambilan Customer Disertai Memo

Jika seorang customer lebih memilih mengambil barangnya sendiri dalam pergudangan, maka sebaiknya pengambilan barang disertai dengan memo. Sepenting apa itu SOP pengambilan barang dengan menggunakan memo tersebut ? Tentu memo atau tanda bukti tersebut adalah bentuk identitas yang mengatakan bahwa barang tersebut merupakan haknya, sehingga mencegah pengakuan palsu yang bisa merugikan baik customer maupun perusahaan pergudangan. 

Seorang customer sebaiknya pun memberikan tanda bukti, agar surat permintaan barang dapat diproses. Tanpa adanya tanda bukti, surat pengeluaran barang tidak dapat ditanda tangani sehingga barang pun tidak dapat keluar dari gudang. Jika seluruh tanda bukti telah sesuai dengan ketentuan, maka barang dapat diambil melalui surat permintaan yang di tandatangani oleh supervisor. 

5. Mencatat Persediaan Kedalam Stck

Apa itu SOP pencatatan persediaan stok ? Sebagai kepala gudang, sangat penting untuk selalu mencatatat persediaan barang yang ada di dalam gudang. Pencatatatan yang dilakukan mulai dari barang diterima, surat jalan, surat permintaan barang, jenis, dan nama customer atau supplier. 

Jangan dibilang jika pekerjaan dalam pergudangan adalah hal yang mudah, justru seseorang yang bekerja dalam pergudangan diwajibkan untuk disiplin dan memiliki sistem kerja yang bagus. Hal ini karena dalam pergudangan, catatan pembukuan adalah hal yang sangat penting. Seseorang yang bekerja dalam pergudangan wajib mencatat masuknya dan keluarnya barang, sesuai dengan standard operational procedur yang ada.