Tips Memilih Payroll Terbaik Untuk Bisnis

Di Zaman serba digital seperti sekarang ini pembayaran bukan hanya bisa dilakukan dengan cara konvensional, namun sekarang juga bisa dilakukan dengan cara digital, apalagi jika anda seorang pemilik bisnis yang mempunyai karyawan.

Sekarang ini sudah banyak yang menggunakan payroll untuk mebayaran gajih karyawan. Payroll sendiri mengacu pada karyawan yang Anda bayar, beserta dengan informasi karyawan. Selain itu, payroll adalah jumlah yang Anda bayarkan kepada karyawan selama suatu periode pembayaran. Atau payroll dapat merujuk pada proses penghitungan dan distribusi upah dan pajak yang sebenarnya kepada pegawai.

Jika menggunakan cara konvensional melakukan perhitungan gajih disebuah perusahaan tentu akan memakan waktu yang lama, apalagi jika perusahaan tersebut mempunyai banyak karyawan. Software payroll terbaik memiliki peran penting bagi berjalannya administrasi karyawan setiap bulannya. Dengan penggunaan software payroll, perusahaan Anda dapat menjadikan proses administrasi personalia karyawan menjadi lebih efektif dan efisien.

Menggunakan Software Payroll juga membuat perusahaan lebih hemat karena tidak perlu lagi kertas slip gaji karyawan yang harus dicetak. Software payroll yang baik juga memiliki beberapa kriteria, diantaranya :

• Tampilan Simpel dan Bahasa Sederhana

Salah satu tujuan utama perusahaan memutuskan untuk menggunakan software payroll adalah untuk menyederhanakan perhitungan gaji karyawan. Dengan demikian, tampilan atau interface software tersebut tentu harus didesain sesederhana mungkin. Tampilan yang sederhana ini wajib pula didukung dengan pemilihan bahasa yang mudah dipahami. Tampilan yang simpel serta pemilihan bahasa yang mudah dipahami membuat pengelola tidak perlu terlalu kesulitan mempelajari software tersebut. Terlebih apabila software payroll tidak terlalu banyak menggunakan berbagai istilah teknis yang kelewat rumit.

• Kelengkapan Fitur

Dalam perhitungan gaji karyawan, terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan yang membuat gaji tiap-tiap karyawan tidak selalu sama. Komponen-komponen tersebut diantaranya berupa data kehadiran, jam kerja, pajak, tunjangan lembur, serta tunjangan-tunjangan lainnya. Masing-masing perusahaan tentu sudah menentukan berbagai komponen tersendiri dalam perhitungan gaji karyawan. Kelengkapan fitur-fitur yang mendukung komponen-komponen tersebutlah yang wajib menjadi pertimbangan dalam pemilihan software payroll.

• Perhitungan Akurat

Melakukan perhitungan gaji karyawan secara manual tentu akan memakan banyak waktu. Terlebih apabila perusahaan Anda memiliki puluhan karyawan dengan komponen pembayaran gaji yang beragam. Fungsi penting dari software payroll adalah untuk mempermudah perhitungan gaji karyawan perusahaan. Perhitungan yang dilakukan tentu harus selalu tepat dan senantiasa akurat. Untuk itu, Anda wajib memastikan bahwa software payroll yang Anda pilih merupakan software terpercaya yang mampu menghitung gaji karyawan secara cermat dan akurat.

• Keamanan Data Perusahaan

Data-data terkait karyawan dan keuangan perusahaan tentu merupakan data-data penting yang bersifat rahasia. Dengan kata lain, data-data ini tidak boleh sampai bocor dan disalahgunakan oleh sembarang orang. Ketika memilih software payroll, keamanan data perusahaan harus senantiasa terjaga. Dengan kata lain, pastikan data-data yang terkumpul dalam software payroll yang Anda pilih hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja. Idealnya, Anda dapat mengatur siapa saja yang boleh mengakses data tersebut. Termasuk membedakan data yang dapat diakses oleh karyawan maupun pemegang jabatan tertentu di perusahaan.

• Proses Perhitungan Cepat dan Selalu Update

Keunggulan software payroll apabila dibandingkan dengan perhitungan gaji secara manual adalah proses perhitungannya yang lebih cepat. Tak sekadar cepat, perhitungan ini juga harus selalu update, mengingat komponen perhitungan gaji karyawan bisa saja berubah seiring dengan perkembangan perusahaan. Misalnya, ketika perusahaan semakin besar dan pemasukan meningkat, bisa saja perusahaan menambahkan besar tunjangan makan siang bagi karyawan. Contoh lain adalah apabila terjadi perubahan terkait perhitungan pajak yang dibebankan pada karyawan. Hal-hal semacam ini sepintas tampak sederhana, namun justru rawan untuk dilupakan di tengah padatnya berbagai urusan perusahaan.  

Semoga informasi diatas bisa menambah wawasan dan bermanfaat untuk bisnis kita semua.